Praca w administracji biurowej – perspektywy dla rozpoczynających karierę i dla doświadczonych specjalistów

W II kwartale 2015 r. ofert pracy na portalu Pracuj.pl dla osób odpowiedzialnych za sekretariat/recepcję było o 25% więcej niż w II kwartale 2014 roku. Jak wynika z analizy ogłoszeń opublikowanych na portalu, praca w sekretariacie wiąże się z bardzo szerokim zakresem obowiązków, a co za tym idzie, z wysokimi wymaganiami pracodawców. Od tych specjalistów oczekuje się nie tylko organizacji pracy biura, lecz także koordynacji obiegu dokumentów – w tym faktur, a także ich archiwizacji, przygotowywania dokumentacji, zestawień, raportów czy prezentacji. Osoby obsługujące sekretariat często odpowiedzialne są także za organizację i obsługę spotkań wewnętrznych, a także komunikację z klientami i partnerami biznesowymi. Pracodawcy wymagają od takich osób znajomości pakietu MS Office, obsługi urządzeń biurowych, języka angielskiego, przynajmniej podstawowej wiedzy rachunkowej czy księgowej oraz znajomości branży, w której działa firma. Dodatkowo pracownik sekretariatu musi posiadać wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne oraz charakteryzować się wysoką kulturą osobistą, a także umieć pracować pod presją czasu.

Jedna trzecia ogłoszeń zamieszczonych obecnie na portalu Pracuj.pl, z tych adresowanych do specjalistów administracji biurowej, skierowana jest do asystentów, z czego dużą część stanowią ogłoszenia dedykowane osobom na stanowiska asystentów prezesa czy zarządu. Do obowiązków takich specjalistów należy przede wszystkim ścisła współpraca z zarządem, przekładająca się na szybki i sprawny przepływ informacji między zarządem a pracownikami firmy. Asystentka odpowiedzialna jest także za prowadzenie kalendarza spotkań, koordynowanie podróży służbowych (także zagranicznych), rozliczenia kosztów delegacji, komunikację z oddziałami, w tym zagranicznymi oraz z klientami i partnerami biznesowymi. W zakres obowiązków może wchodzić również, organizacja i nadzór konferencji czy spotkań biznesowych oraz prowadzenie dokumentacji wewnętrznej: protokołowanie, przygotowanie materiałów informacyjnych, prezentacji i podsumowań spotkań.

Od kandydatów na to stanowisko pracodawcy oczekują wykształcenia wyższego i doświadczenia, znajomość języka angielskiego jest często warunkiem koniecznym. Obsługa komputera, biegłość w poruszaniu się w środowisku Windows oraz obsługa urządzeń biurowych to na tym stanowisku podstawa. W przypadku kandydatów do tej pracy, ważne są też kompetencje miękkie, dlatego pracodawcy, charakteryzując idealnego kandydata, piszą o etyce i dojrzałości biznesowej czy umiejętności zachowania zimnej krwi w trudnych sytuacjach.

W II kwartale 2015 r. ofert pracy na Pracuj.pl dla osób odpowiedzialnych za wprowadzanie/przetwarzanie danych, było o 8% więcej niż w II kwartale 2014 roku. Jak wynika z analizy ogłoszeń opublikowanych na portalu, praca dla tych specjalistów polega na wprowadzaniu i przetwarzaniu danych w systemie komputerowym, ich analizie oraz weryfikacji. Osoby te odpowiedzialne są również za przygotowywanie raportów, baz danych, a także opracowywanie i przedstawianie rekomendacji i wniosków z przeprowadzonych analiz. Jednym z kluczowych oczekiwań pracodawców wobec tych specjalistów jest biegła znajomość MS Office, szczególnie programu Excel. Od osób odpowiedzialnych za wprowadzania/przetwarzania danych wymaga się również bardzo dobrej znajomości języka angielskiego, umiejętności analitycznych oraz dokładności i zorientowania na szczegóły.

O 29%,  w porównaniu z II kwartałem 2014 r., wzrosło zapotrzebowanie na pracowników odpowiedzialnych za zarządzania biurem i administracją. Do zadań specjalistów ds. administracji należy sprawne administrowanie biurem, w tym prowadzenie kalendarza spotkań oraz ich organizacja, zarządzanie zaopatrzeniem i wyposażeniem biura, a także dbanie o dobry wizerunek firmy. Osoby specjalizujące się w administracji są również odpowiedzialne za pracę przy dokumentach firmowych czyli archiwizację i koordynowanie ich obiegu po firmie, przygotowywanie raportów i analiz, a także wsparcie w przygotowywaniu oficjalnych pism i prezentacji. Od kandydatów na stanowisko specjalisty ds. administracji oczekuje się wyższego wykształcenia, bardzo dobrej znajomości języka angielskiego a także biegłej znajomości MS Office. Nie bez znaczenia jest także znajomość branży, w której działa potencjalny pracodawca.

 Jak wynika z powyższej analizy, praca w administracji biurowej oferuje szereg możliwości i stanowisk zarówno dla początkujących pracowników, jak i dla osób z wieloletnim doświadczeniem i szerokimi kompetencjami.